Por que empresários e contadores devem ficar atentos à folha de pagamentos?

Algumas áreas em uma empresa são mais sensíveis que outras e podem colocar a saúde do negócio em risco, tais como os departamentos fiscal, financeiro, comercial, contábil e pessoal. Neste sentido, a folha de pagamentos merece um destaque especial. E agora, com o eSocial, o tema ganha um papel ainda mais relevante. No Brasil, a lei determina que a organização realize a contabilização no próprio mês em que ocorre a prestação do serviço referente à remuneração.

Nesta entrevista ao Portal Dedução, Marcelo Furtado, CEO e fundador da Convenia, explica que qualquer erro na folha de pagamentos pode ocasionar grandes prejuízos para uma empresa. Acompanhe:

Na prática, o que é a folha de pagamentos e o que deve vir nela discriminado?
É um documento fiscal onde são informados todos os rendimentos e desconto de um empregado naquele mês. São discriminadas verbas como: salário, hora extra, adicional noturno, desconto de INSS, Imposto de Renda, plano de saúde, etc. Sendo que seu propósito é formalizar a composição da remuneração do empregado, discriminando as parcelas que a compõem, de forma que o empregado e o fisco possam averiguar o cumprimento dos dispositivos legais, no futuro.

Como deve ser feito o cálculo da folha de pagamento?
O cálculo da folha deve ser feito considerando as inúmeras especificações que existem na legislação brasileira. Mas, em linhas gerais funciona da seguinte forma:

Primeiro, é preciso apurar a jornada de trabalho, para verificar a necessidade de pagamento de horas extras e adicional noturno; depois, conferir os valores referentes à remuneração variável, como: prêmios, gratificações e comissões; fazer uma revisão dos benefícios trabalhistas e outras orientações impostas pelas Convenções Coletiva; verificar o lançamento dos descontos relacionados a benefícios ou outros quaisquer que sejam devidos. No final do mês, todos os dados são consolidados e os encargos sociais calculados com base na remuneração.

Qual é a importância da folha de pagamento para as empresas com o eSocial?
A folha de pagamento, por si só, já é importante, porque a sua ausência acarreta sérias penalidades para o empregado. Porém, com o eSocial, torna-se ainda mais relevante, vez que a fiscalização após esse novo projeto do governo, será mais rápida e certeira.

Podemos dizer que a folha de pagamento é uma das partes mais importantes da gestão financeira de uma empresa, uma vez que, no Brasil, a lei determina que o negócio realize a contabilização no próprio mês em que ocorre à prestação de trabalho referente à remuneração?
Sim, principalmente para empresas cujo maior custo está na sua mão de obra. Qualquer erro pode ocasionar em consideráveis perdas financeiras para o empregado, decorrentes de pagamentos de multas por inconsistências apuradas, seja por ignorância ou negligência.

Muitos empregadores possuem em sua folha de pagamento diversos valores correspondentes não só ao salário, mas também à bônus, convênio, ajuda de custo… O que fazer para apurar o valor devido ao colaborador?
Questões relacionadas a bônus e comissões, assim como benefícios oferecidos pelo empregador, variam de empresa para empresa, porque são remunerações que podem ser definidas pela diretoria. Porém, é extremamente relevante que sejam formalizadas as políticas onde constem as métricas e as situações quando serão devidas cada rubrica. É importante, também, atentar-se às tributações dos eventos/rubricas criadas, para não incorrer em constituição de débitos ou créditos referentes aos encargos sociais.

Segundo um levantamento realizado pelo sociólogo e especialista em relações do trabalho José Pastore, o Brasil é o campeão mundial de processos trabalhistas, com aproximadamente 2 milhões de casos por ano, sendo que muitos deles decorrem de erros cometidos pelas empresas. Qual sua opinião sobre este fato?
O índice de processos trabalhistas no Brasil é consideravelmente alto por diversos fatores, principalmente porque a legislação trabalhista, de 1943, não abarca uma série de questões mais específicas dos dias de hoje. O cenário, no entanto, passou a mudar com o advento da Reforma Trabalhista ocorrida no final de 2017, que provocou uma redução, conforme matéria divulgada pela revista Veja, de cerca de 50% no número de processos. Agora, de fato, parte destes processos eram decorrentes de erros cometidos pelo empregador no processamento da folha de pagamento, que muitas vezes não ocorriam por má-fé, mas por despreparo da equipe responsável.

Qualquer tipo de erro na folha de pagamento pode ocasionar grandes danos para as empresas?
Não todos os tipos de erros, porque alguns podem ser facilmente corrigidos. Porém, questões relacionadas a encargos sociais que são calculados com base na remuneração paga em folha, podem sim trazer sérias dores de cabeça.

Como solucionar questões comuns na folha de pagamento?
Primeiro, possuir profissionais especializados na equipe, que dominem as matérias trabalhistas e previdenciárias. Depois, cada caso é tratado de forma específica. Não é possível passar uma solução genérica para tudo.

Qual é o papel do Contador no processo de elaboração e fechamento da folha de pagamento?
Executar todos os procedimentos inerentes à parte legal e prestar consultoria sobre assuntos específicos decorrentes da relação legal. Já a parte de gestão e controle de documentos de áreas correlatas, é do contratante.

Quem tem costume de fechar a folha de pagamento antecipadamente terá dores de cabeça com o eSocial?
Não, desde que os prazos legais sejam respeitados e que toda a remuneração do mês seja compreendida no pagamento até o dia 5º útil do mês subsequente.

Quando o assunto é folha de pagamento, a tecnologia pode ser uma aliada?
Muito, principalmente no controle de documentos que possuem vencimentos e na revisão dos procedimentos efetuados.