Reuniões Mal Conduzidas Podem Levar Empresas a “Andar Para Trás”

Dentre as inúmeras atribuições que a Gestão de RH possui para que todos estejam focados a atender a Visão, Missão e Valores da empresa, o direcionamento, controle e acompanhamento das reuniões pode ser uma meta bastante importante.

Qualquer profissional que tenha trabalhado ou que esteja trabalhando atualmente em alguma organização certamente já participou ou acompanhou alguma reunião que tinha como meta traçar planos e estratégias para um projeto específico, identificar as principais fontes de desperdícios na produção de um produto "X", discutir detalhes para a divulgação de um novo produto, enfim, assuntos que fazem parte do cotidiano da maioria das empresas.

A questão é que infelizmente as organizações são culturalmente acostumadas a atrasos, as pessoas não se incomodam com as duas horas gastas em uma reunião que deveria terminar em meia ou uma hora, no máximo.

Há casos de reuniões que parecem mais um banquete do que um local para solução de problemas. O primeiro item da reunião é o que irá compor o cardápio, sucos, café, salgados ou chocolates para levar para o posto de trabalho assim que a reunião terminar.

Os atrasos então parecem uma regra e não uma exceção. São vinte, trinta ou até quarenta minutos num ambiente com 8 ou 10 pessoas à espera de um alguém "principal" que teima em não chegar e, por conta disso, a hora homem trabalhada vai se esvaindo pelos "dedos da organização".

As pessoas que não cumprem com o horário determinado não se dão conta que, além do desperdício de tempo, estão desrespeitando outros colegas de trabalho que deixam de realizar seus serviços para estarem ali.

Outro grande problema é a falta de foco, ou seja, o tempo gasto discutindo assuntos absolutamente supérfluos como resultado do jogo de futebol, novelas, política, fofocas de colegas de trabalho, a manchete da TV ou do jornal entre outros temas.

Não que um momento de descontração antes de abrir a pauta seja prejudicial, o problema é os assuntos alheios tendem a tomar 20% ou 30% do tempo total disponível ao objetivo principal da reunião.

O corte nos custos ou despesas pode se iniciar pela redução de reuniões mal programadas ou mal conduzidas, pois os talentos ali presentes poderiam estar focados no importante (trabalhando de verdade) e não perdendo tempo em bate-papo inoportuno e desnecessário.

Reuniões é, sem dúvida, uma grande fonte de solução de problemas. Elas provocam um "brainstorming"¹ interno onde as experiências profissionais de cada um proporcionam soluções diferentes e inovadoras para um mesmo problema, onde o grupo possa encontrar, ao final deste processo, a mais eficaz.

Parece algo "insano", mas o problema é que as pessoas não são treinadas para fazer reuniões. Isso mesmo, para desenvolver uma boa reunião é preciso treinamento, disciplina e foco nos objetivos.

Qualquer reunião necessita de um mínimo de planejamento nos seguintes aspectos:

• Problema envolvido - Será que o problema em pauta realmente necessita da convocação de várias pessoas para discutir o assunto? Será que posso solucionar a questão tratando apenas com o superior imediato de uma ou outra área? Se puder solucionar o problema apenas com algumas ligações, faça.
• Pessoas envolvidas - Convocar as pessoas que estão realmente envolvidas no problema e que poderão concretizar o que será discutido e definido em reunião é imprescindível. Não adianta chamar pessoas que atuam de forma auxiliar, que desconhecem do tema ou que não vão contribuir na solução do problema. Se você foi convidado a participar, faça uma reflexão e antecipadamente, relacione os principais pontos que poderão contribuir para a solução do problema;
• Tempo despendido - Considerando que o problema realmente enseja a convocação de algumas pessoas para discutir o assunto, o tempo não é só em relação ao início e término da reunião, mas também em relação ao tempo disponível para cada um expor seus comentários. Deixe um relógio no centro da mesa e estabeleça que cada um faça sua exposição no tempo determinado.
• Objetividade - O objetivo da reunião deve ser antecipado a todos os participantes. A partir desse objetivo se estabelecem os pontos principais a serem abordados. Quem conduz a reunião deve ser treinado para isso. Quando um membro do grupo tenta envolver problemas alheios, se começa com conversas paralelas ou se demonstra prolixo sobre determinado tema, corte de imediato. Foco na resolução do problema é o que deve prosperar.

(¹) Literalmente "tempestade cerebral ou de ideias" em inglês. Atividade desenvolvida para explorar a potencialidade criativa de um indivíduo ou de um grupo no alcance de objetivos pré-estabelecidos.