Processo de delegar atividades pode ajudar na melhoria da produtividade

Delegar atividades, apesar de ser um comportamento muito benéfico no universo corporativo, nem sempre é fácil. Alfredo Castro, sócio-diretor da MOT, empresa especializada em desenvolver talentos, afirma que nem todos os líderes têm a confiança de que o desempenho de outro funcionário será satisfatório. “Muitos gestores temem que o trabalho não seja feito a contento – ou que não dê o resultado necessário. Outros não sabem como repassá-lo ou simplesmente não o conseguem”, explica.

Entretanto, é preciso ter consciência do momento certo de delegar, já que fazer esse processo apenas por tentativa e erro pode prejudicar a produtividade. Quem delega precisa se basear em relações anteriores para saber se quem recebe a tarefa vai dar conta dela. É um processo que exige envolvimento e conhecimento entre o líder e o liderado.

Não basta apenas ‘passar para frente’, mas é importante explicar como se faz, sem podar a criatividade. “Essa explicação, no começo, toma mais tempo do líder ou do gestor do que se ele próprio realizasse aquela atividade”, pondera Castro. Mas, segundo ele, é preciso entender que, depois de aprendido esse processo, o gestor ou líder não precisará voltar aos passos básicos e a delegação começará a fazer com que quem delegou tenha mais tempo para outras atividades, enquanto que a pessoa a quem a ação foi incumbida desenvolverá novas habilidades.

Treinamento para aprender a delegar

Durante os treinamentos, o especialista aconselha a começar delegando tarefas simples, que exijam menos conhecimento, para que a pessoa que a assumiu possa lidar com ela. Para ele, é importante ter em mente que não se delega a responsabilidade, mas, sim, a tarefa. O líder ou gestor continua sendo responsável por aquilo, mesmo que quando feito por outra pessoa da equipe.

“Incumbir é ensinar uma criança a atravessar a rua. É um processo, não acontece de uma só vez. E a percepção de se a pessoa já está pronta para executar aquela tarefa sozinha é subjetiva”, reforça. Por isso, repassar trabalhos exige capacidade de percepção do contexto, do liderado e dos impactos daquela atividade. Também é fundamental saber como comunicar essa questão que será delegada e todos esses aspectos são treináveis.

Delegar não é simplesmente dizer o que deve ser feito, nem, por outro lado, apenas informar como aquilo deve ser feito. É abrir os olhos do colaborador para que ele possa fazer diferente, enxergar outras saídas e contribuir efetivamente com os processos. “Para isso, aponto três situações diferentes: pode-se treinar para manter um comportamento adequado; para eliminar um comportamento inadequado ou para incluir um novo comportamento. São esses três pilares que podem fazer com que a tarefa incumbida seja bem-executada”.

O papel da tecnologia

A tecnologia – que chegou com a promessa de aumentar a produtividade e ajudar a realizar as tarefas em menos tempo – não tem sido benéfica para os processos de delegação. Chama a atenção do consultor o fato de que a facilidade de acesso aos recursos tecnológicos tenha contribuído para que as pessoas voltem a ter atitudes centralizadoras.

“A tecnologia nos dá a falsa impressão de que podemos fazer tudo ao mesmo tempo e sozinhos, sem precisar da ajuda de ninguém, apenas de equipamentos tecnológicos. Mas, isso não é verdade. Delegar tarefas é muito benéfico em termos de produtividade”, finaliza Castro.